Hvorfor publisere dokumenter i HTML og ikke PDF

Publisere dokumenter i HTML

Når det kommer til å publisere dokumenter på web så er det to formater som er særlig utbredt, HTML og PDF. En nettleser viser alt innhold i HTML, mens PDF-dokumenter vises i nettleseren via en innebygd PDF-leser eller åpnes i Acrobat Reader som er et tilleggsprogram.

Publisering av PDF-dokumenter til web skjer som oftest ved at man legger ut et enkeltstående PDF-dokument på en nettside. I en HTML-drevet publisering, som Readin, publiseres dokumentene på web som en dokumentsamling hvor man kan navigere mellom dokumentene i en innholdsfortegnelse.

Her er argumenter for hvorfor publisere dokumenter i HTML og ikke PDF.

Responsiv visning

Responsiv visning av nettsider betyr at innholdet skal kunne leses uavhengig av hvilken enhet brukere har. PC, nettbrett og mobil har forskjellige størrelser på skjermen slik at innholdet må tilpasses til den enkelte enhet.

PDF støtter ikke responsiv visning. Skal man lese et PDF-dokument på mobilen så ender man opp med å forstørre teksten slik at den blir lesbar. I tillegg blir man nødt til å scrolle horisontalt for å kunne se hele siden.

Problemet med PDF og lesing av dokumenter på mobil er at et PDF-dokument er «låst» til et sideformat. PDF er i de fleste tilfeller en elektronisk versjon av et papirformatert dokument.

Navigering på tvers av flere dokumenter og dokumentsamlinger

Navigering i innhold og dokumenter krever at de som utgir dokumenter har tenkt gjennom hvordan dokumentet og dokumentene skal organiseres. Man kan sette sammen flere dokumenter i en eller flere logiske dokumentsamlinger slik at brukeren skal finne frem til rett dokument. Innholdsfortegnelser gir brukeren en god oversikt over dokumentets struktur og gir rask tilgang til innholdet.

Problemet med PDF er at det krever utvikling for å bygge inn dokumentsamlinger og de færreste benytter dette. Som oftest ser man PDF-dokumenter ligge enkeltvis på en nettside uten mulighet til å se innholdsfortegnelsen før man åpner PDF-dokumentet.

Siste versjon av et dokument

Når en bruker finner frem et dokument på en nettside forventer man at dette er siste og gyldige versjon av dokumentet. Man finner frem dokumentet for å tilegne seg informasjon for å kunne utføre en prosess. Dette kan være personalhåndbøker, instrukser, retningslinjer, bruksansvisning etc.

Utfordringen ved å publisere dokumenter i PDF er at disse kan lastes ned lokalt på brukerens enhet. Når brukeren trenger informasjonen i dokumentet åpnes den lokale versjon av dokumentet. Denne sier ingenting om det er kommet en ny versjon og man risikerer å finne utdatert informasjon. Konsekvensene av å ikke ha rett informasjon kan være mange. Mest av alt kan det forårsake uønskede hendelser.

En annen uønsket utfordring man får når man publiserer PDF-dokumenter til web er at man må gjennom et ekstra publiseringssteg. Sett at man skriver innholdet i Word. Deretter må man lagre dokumentet som et PDF-dokument. Når dette er gjort må dokumentet lastes opp på web. Her må man erstatte gammel fil med den oppdaterte versjonen av PDF-dokumentet.

I en HTML-drevet publisering av dokumenter publiseres Word-dokumentene direkte på web til et predefinert sted. Alt kun ved et tastetrykk.

Søk

Svært ofte starter man med et søk når man skal finne informasjon på web. Enten det er på et intranett eller på internett så ønsker brukeren rask og presis tilgang til informasjonen.

De fleste, ikke alle, PDF-dokumenter er søkbare i et internettsøk. Man kan søke og får en lenke til PDF-dokumentet som har søkeordet/-frasen man har søkt etter. Når man åpner PDF-dokumentet så starter man på begynnelsen av dokumentet uavhengig av hvor mange sider det er i dokumentet. La oss si at dokumentet har 80 sider da vil man ikke finne søkeordet/-frasen på en rask og presis måte! Hvis PDF-dokumentet åpnes i Acrobat så kan du alltids søke på nytt i Acrobats innebygde søk. Eller du kan benytte den innebygde søkefunksjon i nettleseren. Uansett er det en svært tungvint og unøyaktiv måte å finne informasjon.

Ved å publisere dokumenter med Readin søker man på tvers av alle dokumenter og man tas med direkte til søkeordet/-frasen som er markert slik at brukeren får rask og presis tilgang til informasjonen.

Virksomhetsprofil

Dokumentene en virksomhet lager og publiserer bør ha en gjenkjennbar virksomhetsprofil. Det kan være logo, farger og andre elementer som knytter dokumentet til virksomheten. Man ønsker også å «holde» brukeren på egen nettside.

Hvis en virksomhet har behov for å endre på profilen, for eksempel logo, adresse eller annet må man endre dette enkeltvis i alle PDF-dokumenter som er publisert. Alle dokumentene må åpnes i programmene som er benyttet for å skrive dokumentet og deretter republiseres. For en virksomhet med 100-talls dokumenter så er dette en tidkrevende oppgave.

I en HTML-drevet publisering oppdaterer man informasjon relatert til virksomhetens profil fra ett sted ved hjelp av stilark. Man kan da oppdatere alle dokumentene uten å måte åpne og publisere ett og ett dokument.

Et mål med en virksomhetsprofil er at brukeren skal gjenkjenne at man er på virksomhetens nettside. Det kan oppleves for en bruker å forlate virksomheten nettside når man åpner et PDF-dokument. Virksomheten har ikke kontroll på om brukeren åpner PDF-dokumentet i nettleseren, i Acrobat eller laster ned dokumentet.

Med HTML-drevet publiseringssystem fremstår dokumentene som en integrert del av selskapets intranett/internett.

Merknader og varsler

Når man leser og jobber med dokumenter så har man ofte behov for å skrive merknader (gule lapper) og bokmerke informasjon som er viktig.

Man kan skrive og dele merknader, opprett bokmerker i PDF-dokumenter. Problemet er når man flytter seg fra f.eks. en jobb-pc til en hjemme-pc, eller fra pc til nettbrett eller mobil. Merknadene og bokmerkene følger ikke med. De er knyttet til en nedlastet versjon av PDF-dokumentet.

I en HTML-drevet publisering kan man skriver merknader og opprette bokmerker som følger dokumentet uavhengig av hvilken pc, nettbrett eller mobil man benytter.

Deling

Informasjon på web er ment å kunne deles. Man kan dele artikler, dokumenter, video, etc. Når man deler fra et dokument så ønsker man ofte å lenke til et spesifikt kapittel eller sted slik at brukeren raskt finner informasjon.

Hvis man skal dele et PDF-dokument så er det i utgangspunktet kun dokumentet som deles. Ofte ønsker man å dele en lenke som åpner et bestemt kapittel, avsnitt, tabell eller bilde. Lenken tar deg da til toppen av dokumentet og ikke til relevant sted i dokumentet. Det kreves merarbeid for å generere PDF-dokumenter som kan deles på lavere nivå enn dokument. Dette er en funksjon som er lite benyttet.

Ved å publisere dokumenter med Readin publiseringsløsning kan man dele dokumenter og undernivåer som kapitler rett fra nettleseren.

Integrasjon

Når man publiserer dokumenter på web så åpner det seg muligheter for å integrere funksjonalitet og andre programmer for å gjøre lesingen av dokumentet mer effektivt og innholdsrikt.

Med HTML-drevet publisering kan man legge inn funksjonalitet og integrasjon med tegningsarkiver, arbeidsprosesser, sjekkelister, skjema, opplæring (eLæring), etc. Dette er ikke mulig med PDF-dokumenter.

Innsikt og analyse

Det er i tiden at mer og mer av publisering på web blir datadrevet. Gjennom å analysere hvordan brukerne leser og bruker dokumentene kan en tilpasse innhold og utseende slik at brukeren får mest mulig ut av dokumentet. Et eksempel er at man kan måle hvor ofte og hvor lenge brukere leser de forskjellige dokumentene. Ut fra dette kan man endre innhold på dokumenter som leses sjelden. Generelt vil innsikt og analyse av hvordan dokumenter brukes kunne øke kvaliteten på innhold som igjen forbedrer prosesser skal skal utføres.

Innsikt og analyse vil gi mange muligheter innen dokumentpublisering. Da kan ikke innholdet «lukkes» inne i et PDF-dokument.