5 viktige egenskaper for å lese dokumenter på web

Lese dokumenter på web

I jobbsammenheng leser de fleste av oss dokumenter på web daglig. Enten det er fra pc, nettbrett eller mobil så er en del av arbeidsoppgavene knyttet til å tilegne seg informasjon fra ulike dokumenter. Dokumentkonsumet flytter seg fra papirbaserte dokumenter til webbasert løsninger.

Readin er en skyløsning for å publisere dokumenter på web. Forfatter skriver dokumenter i Word, GoogleDocs, FrameMaker, Oxygen eller andre tekstbehandlere og publiserer innholdet på web. Dokumentene på web presenteres for leseren på en brukervennlig og effektiv måte. Her er 5 viktige egenskaper for å lese dokumenter på web på en effektiv måte:

1. Lese dokumenter på web med mobil

Det å lese dokumenter på web krever en løsning som kan levere gode leseopplevelser uavhengig av enheten til brukeren. Dokumenter publisert med Readin er like lett å lese på mobil, nettbrett og pc.

Uavhengig av hvilken type dokumenter en virksomhet utarbeider så er innhold skapt med tanke på at det skal gi brukeren informasjon. Med dette som utgangspunkt må det være lett å finne og lese innholdet på alle enheter. Readin støtter responsiv visning av innhold som betyr at innholdet tilpasser seg enheten som brukes. For eksempel bryter teksten tidligere på en mobil enn den gjør på en pc.

Fordelen med Readin er at den er responsiv noe PDF ikke er. Har du prøvd å lese et PDF-dokument på mobil? Da ender man med å “scrolle” horisontalt og man mister fort essensen i innholdet. PDF er ikke mobilbasert. Les mer om Readin vs PDF.

2. Varsler og merknader

Varsel om endringer i dokumenter 

Bruker kan abonnere på et dokument og får et varsel når det skjer endringer i dokumentet. Et slik varsel kommer som en e-post med link til dokumentet som er endret. I samme e-post får brukeren en oversikt over hvilke endringer og oppdateringer som er gjort i dokumentet. Dette sikrer at brukeren benytter siste versjon av et dokument og at man er kjent med alle oppdateringer som er gjort i dokumentet.

Merknader 

Bruker kan skrive merknader i et dokument. Merknaden opprettes som privat eller deles med en gruppe. Fra Min side kan brukeren administrere sine merknader og gå direkte til dokumentet merknaden er opprettet. Merknadene er knyttet til brukerens profil og vises på tvers av alle enheter som benyttes. Dette betyr at merknaden kan lages på pc for deretter senere vises i på mobil.

Bokmerker 

Bruker kan legge inn bokmerker slik at man raskt kan finne tilbake til merket område. En slik liste kan for eksempel være dine favoritter. Bokmerkene er knyttet til brukerens profil og vises på tvers av alle enheter som benyttes. Dette betyr at et bokmerke kan lages fra mobilen og senere vises fra pc.

3. Alltid siste versjon av dokumentet

Readin publiserer dokumenter til web direkte fra dokumentkilden. Slik er man garantert at siste versjon av et dokument er det man ser på websiden.

I motsetning til PDF, hvor man manuelt må oppdatere en og en PDF ved endringer, publiserer Readin dokumentene automatisk på web. Det er kun et sted man kan aksessere dokumentene slik at man er sikret at brukeren leser siste versjon.

Når et dokument oppdateres kan man legge til en revisjonsmerknad som følger dokumentet. Denne revisjonshistorikken kan vise en oversikt over endringer som er utført gjennom de ulike oppdateringene man har gjort på dokumentene. Det er også mulig å merke med revisjonsnummer slik at man er sikret en god revisjonshistorikk. Ved hjelp av Readins API kan man også vise hele tidligere versjoner av et dokument.

4. Søk og finn dokumentene på web

Effektive søk og dynamiske innholdsfortegnelser gjør dokumentnavigering enkelt. Dokumenter kan organiseres i boksamlinger akkurat slik du vil.

Med Readin kan en virksomhet organisere store mengder dokumenter i boksamlinger og innholdsfortegnelser. Boksamlingene er svært enkle å navigere slik at man enkelt finner frem til rett dokument.

Det er enkelt å søke i dokumenter som er publisert med Readin. Søkene er presise og man kan avgrense søket til valgte dokumenter, tema og andre metadata. Søketreffene vises i en oversiktlig treffliste som gir en oversikt over hvert søketreff. Søkeordet/-frasen blir markert i selve dokumentet slik at det er enkelt å finne frem.

5. Skriv ut når (hvis) du trenger det

Publisering av dokumenter til web er først og fremst tilrettelagt for at dokumentet skal leses i nettleseren. Mye funksjonalitet som lenker, merknader, oppdateringer etc. er kun tilgjengelig i «online» versjoner.

Enkelte ganger har man behov for å skrive ut et dokument. Readin har innebygd en PDF utskriftsfunksjon. Dokumentet formateres i henhold til virksomhetens profil og dokumentet kan lagres, skrives ut og arkiveres som PDF.

Det er viktig å bemerke at en PDF-versjon av dokumentet ikke kan være en gyldig versjon. Mange brukere lagrer PDF-dokumenter på lokal disk og henter dokumentet frem når de har behov for å lese. Da har man ingen garanti for at det er siste versjon av dokumentet man leser. Et tips kan være å legge til et vannmerke på alle PDF-versjoner av dokumenter som påføres tid for utskrift samt at siste versjon alltid finnes på nettsiden.

Selskapet Docstream as er eksperter på løsninger for å skrive og publisere dokumenter på web. Skyløsningen Readin brukes av en rekke virksomheter for å effektivisere lesing av dokumenter på web.